Préparation précédant la visite
Secrétariat du CAFMC : 18-24 mois à l’avance, le secrétariat du CAFMC communique avec les facultés de médecine pour fixer la date des visites qui auront lieu dans l’année. Les visites se déroulent généralement entre la fin septembre et la mi-mai. Les visites complètes ont généralement lieu du dimanche après-midi au mercredi après-midi alors que les visites abrégées se terminent une journée avant. Le matériel et les directives sont envoyés aux facultés environ 18 mois avant la visite, ce qui leur donne le temps nécessaire pour compiler une base de données en matière d’éducation médicale et entreprendre une auto-évaluation institutionnelle. Le secrétariat fournit une base de données sur une disquette, ce qui facilite la réalisation de la base de données en éducation.
Dans le cas de visites ciblées et abrégées, le CAFMC prévient la faculté six mois avant la visite concernant les éléments d’une mini base de données précédant la visite et traitant des enjeux touchant le CAFMC/LCME devant être évalués dans le cadre de la visite.
Un an ou plus avant la visite, le secrétariat du CAFMC nomme les membres des équipes d’évaluation individuelles. Toutes les équipes comportent un président et un secrétaire; les équipes qui effectuent une visite complète comptent deux autres membres et un boursier de la faculté. Les équipes chargées des visites abrégées ne comptent qu’un seul membre en plus du président et du secrétaire. Un membre de l’équipe canadienne vient des États-Unis. Tous les efforts sont déployés pour que l’équipe d’évaluation se compose, dans un juste équilibre, de praticiens, de spécialistes des sciences fondamentales et d’éducateurs du milieu clinique.
Trois mois avant la visite, l’équipe chargée de l’évaluation et la faculté reçoivent de l’information sur la composition de l’équipe de même que des directives concernant l’horaire et la tenue de la visite et la compilation du rapport d’étude. On invite le doyen à vérifier si aucun membre de l’équipe n’est en position de conflit d’intérêt.
Faculté : La faculté remplit l’instrument de collecte de données dans les trois à quatre mois suivant sa réception afin qu’elle puisse être utilisée comme base pour l’auto-évaluation institutionnelle. Le doyen nomme les membres du comité directeur de l’auto-évaluation et des sous-comités correspondant aux principaux éléments de l’intrument de collecte de données (ICD)(normes 1 à 12). L’ICD ainsi qu’un résumé de l’auto-évaluation sont postés au secrétariat du CAFMC et à chaque membre de l’équipe chargée de la visite dans les trois mois précédant la visite. Les directives figurent dans le Guide de l’auto-étude de la faculté de médecine.
Le mini ICD préparé pour les visites abrégées est complété à temps pour pouvoir être envoyé au secrétariat du CAFMC ainsi qu’aux membres de l’équipe d’évaluation au moins deux mois avant la visite.
Analyse indépendante des étudiants
Le guide intitulé Analyse indépendante des étudiants décrit l’importante contribution qu’apportent les étudiants dans le cadre du processus d’agrément. On s’attend des étudiants d’une faculté de médecine se préparant à une visite d’agrément à ce qu’ils organisent leur propre auto-évaluation du programme d’études, des cours et du curriculum, des services de soutien fournis aux étudiants et du milieu d’apprentissage. Ils devraient être membres de divers comités menant l’auto-évaluation institutionnelle. On aura prévu des rencontres entre des groupes d’étudiants et des évaluateurs durant la visite de la faculté.
Guide de rédaction du rapport de visite d’agrément
Le secrétaire de l’équipe rassemblera les conclusions écrites de chaque membre de l’équipe dans un rapport de visite qui décrit le programme d’enseignement et rend compte de la conformité de l’école à chacune des normes d’accréditation contenues dans les Normes et éléments du CAFMC. La préparation, l’examen et le traitement des rapports de visite, ainsi que les informations prises en compte pour la détermination de l’accréditation sont indiquées dans le règlement intérieur du CAFMC.
