Préparatifs en vue de l’agrément
Les visites se déroulent normalement au printemps. Les visites d’agrément complètes se déroulent généralement en deux étapes sur un cycle de huit ans. La première étape est une visite virtuelle effectuée par le biais de la technologie à distance. La deuxième étape, prévue de quatre à six semaines plus tard, est conçue comme une visite sur place, mais peut se dérouler sous forme virtuelle lorsque les circonstances ne permettent pas de rencontres en personne.
Le matériel et les directives sont envoyés aux facultés de 18 à 24 mois avant la visite, ce qui leur donne le temps nécessaire pour compiler les résultats tirés de l’Instrument de collecte de données (ICD) et entreprendre une auto-évaluation de la faculté de médecine (AEFM).
La faculté remplit l’Instrument de collecte de données (ICD) dans les trois ou quatre mois suivant sa réception, afin qu’il puisse servir de base à l’auto-évaluation de la faculté de médecine (AEFM). Le doyen nomme les membres qui composeront le comité directeur de l’auto-évaluation et les sous-comités correspondant aux principales sections de l’ICD (par exemple, les normes 1 à 12). Les instructions se trouvent dans le Guide de l’auto-évaluation institutionnelle. Le responsable facultaire de l’agrément des programmes d’EMPr (RFAP EMPr) communique avec les dirigeants étudiants pour discuter de l’organisation du processus entourant l’Analyse indépendante des étudiants (AIE) et un comité directeur de l’AIE composé d’étudiants est formé. L’ICD, l’AEFM et l’AIE sont envoyés au secrétariat du CAFMC et à chaque membre de l’équipe de visiteurs trois mois avant la visite d’agrément.
Le mini-ICD préparé pour les visites limitées est achevé à temps pour être envoyé au secrétariat du CAFMC et aux membres de l’équipe de visiteurs au moins deux mois avant la visite.
Équipe d’évaluation
Les membres des équipes d’évaluation d’une année donnée sont nommés par le secrétariat du CAFMC au Canada environ un an avant la visite. Les membres qui composent les équipes d’évaluation (voir la section ci-haut) sont choisis dans un bassin de praticiens, d’éducateurs en sciences fondamentales et d’éducateurs cliniques de même que de chercheurs et d’administrateurs en éducation.
L’équipe procède à une évaluation afin de vérifier et de mettre à jour l’information compilée dans l’ICD de la faculté, d’éclaircir tout point obscur, de voir l’environnement et les installations d’apprentissage et de rencontrer les administrateurs, les membres du corps professoral et les étudiants. Au début de la visite, l’équipe rencontre le doyen pour en expliquer l’objet et obtenir des renseignements. Au terme de la visite, elle rencontre le doyen et l’administrateur général du campus pour résumer ses conclusions concernant les forces et les points de non-conformité du programme. Vous trouverez des explications relatives au processus d’évaluation, à la nomination des équipes d’évaluation, au rapport d’évaluation et aux documents étudiés par le CAFMC pour atteindre les décisions d’agrément dans les Règles de procédure du CAFMC.
Analyse indépendante des étudiants
Le guide de l’analyse indépendante des étudiants décrit l’importante contribution qu’apportent les étudiants dans le cadre du processus d’agrément. On aura prévu des rencontres entre des groupes d’étudiants et des évaluateurs durant la visite de la faculté.
Le rapport de la visite
Le secrétaire de l’équipe rassemblera les conclusions écrites de chaque membre de l’équipe dans un rapport d’évaluation qui décrit le programme d’éducation et justifie la conformité de la faculté avec chacune des normes d’agrément contenues dans le document intitulé Normes et éléments du CAFMC. La préparation, l’évaluation et le traitement des rapports d’évaluation de même que l’information étudiée pour déterminer l’agrément figurent dans les Règles de procédure du CAFMC.
Réunions du CAFMC
Le CAFMC se réunit trois fois par année.
Décisions d’agrément
Le CAFMC fonde sa décision d’agrément sur le rapport d’évaluation, et, au besoin, sur l’information contenue dans l’instrument de collecte de données et l’auto-évaluation de la faculté de médecine. Les détails des délibérations du CAFMC, l’acceptation de la preuve, l’étude des rapports de progrès et le rapport décisionnel figurent dans les Règles de procédure du CAFMC.
Généralement, la période d’agrément complète est de huit ans. On pourra demander aux facultés de présenter un rapport de progrès ou plus dans l’intervalle, de manière à traiter des mesures prises pour corriger des secteurs précis de non-conformité, ou décrire les résultats des modifications apportées au programme. Dans l’intérim, on pourra planifier des évaluations ciblées lorsqu’une visite sur place est jugée nécessaire. Dans certains cas, la période de renouvellement d’agrément est subordonnée à une évaluation du rapport de progrès ou à une visite des lieux effectuée par une équipe d’évaluateurs ou les secrétariats du CAFMC. Toutes ces questions sont traitées dans les Règles de procédure.
Processus d’appel / reconsidération
Les facultés (programmes) peuvent en appeler des mesures du CAFMC ayant une incidence sur l’état du programme de médecine. Le processus de reconsidération comporte deux étapes : 1) évaluation par un comité indépendant spécial et 2) évaluation du CAFMC avec ou sans audition d’appel. L’attribution d’un status probatoire peut faire l’objet d’une reconsidération. Le retrait de l’agrément, le refus d’agrément ou le refus d’envisager l’agrément peuvent faire l’object d’un appel. Les procédures détaillées de reconsidération d’appel figurent dans l’Annexe B des Règles de procédure du CAFMC.
Plaintes adressées au CAFMC
Les politiques et procédures relatives au traitement des plaintes soumises au CAFMC concernant la qualité de l’établissement ou du programme figurent dans les Règles de procédure du CAFMC. Toute personne préoccupée par la qualité d’un programme d’éducation médicale de premier cycle agréé par le CAFMC peut communiquer avec le secrétariat pour discuter de la façon de déposer une plainte. Seules seront examinées les plaintes qui, si elles sont fondées, peuvent constituer une non-conformité aux normes d’agrément. Le CAFMC n’interviendra pas au nom d’un plaignant particulier concernant des questions touchant par exemple l’admission, la nomination, la promotion ou le renvoi d’un membre du corps professoral ou d’étudiants. On devrait communiquer avec le secrétariat du CAFMC pour obtenir de l’information sur les directives et les procédures.
Toute plainte concernant le CAFMC, ses normes et pratiques ou la tenue des études devrait être transmise au secrétariat.
Confidentialité des renseignements liés à l’agrément
Le CAFMC ne dévoilera au public que le statut d’agrément de la faculté. À la suite de mesures prises par le CAFMC, le secrétariat du CAFMC transmet, par le biais d’une « Lettre d’agrément », la décision d’agrément et une copie du rapport d’évaluation au président de l’université (ou à l’administrateur général équivalent de l’établissement universitaire), de même qu’une copie au doyen de la faculté de médecine. Le CAFMC conservera confidentiellement le rapport d’évaluation et la lettre stipulant la décision d’agrément. La faculté de médecine peut dévoiler le rapport final à sa discrétion.
