Procédures d'agrément

Préparation précédant la visite

Secrétariat du CAFMC : 18-24 mois à l'avance, le secrétariat du CAFMC communique avec les facultés de médecine pour fixer la date des visites qui auront lieu dans l'année. Les visites se déroulent généralement entre la fin septembre et la mi-mai. Les visites complètes ont généralement lieu du dimanche après-midi au mercredi après-midi alors que les visites abrégées se terminent une journée avant. Le matériel et les directives sont envoyés aux facultés environ 18 mois avant la visite, ce qui leur donne le temps nécessaire pour compiler une base de données en matière d'éducation médicale et entreprendre une auto-évaluation institutionnelle. Le secrétariat fournit une base de données sur une disquette, ce qui facilite la réalisation de la base de données en éducation.

Dans le cas de visites ciblées et abrégées, le CAFMC prévient la faculté six mois avant la visite concernant les éléments d'une mini base de données précédant la visite et traitant des enjeux touchant le CAFMC/LCME devant être évalués dans le cadre de la visite.

Un an ou plus avant la visite, le secrétariat du CAFMC nomme les membres des équipes d'évaluation individuelles. Toutes les équipes comportent un président et un secrétaire; les équipes qui effectuent une visite complète comptent deux autres membres et un boursier de la faculté. Les équipes chargées des visites abrégées ne comptent qu'un seul membre en plus du président et du secrétaire. Un membre de l'équipe canadienne vient des États-Unis. Tous les efforts sont déployés pour que l'équipe d'évaluation se compose, dans un juste équilibre, de praticiens, de spécialistes des sciences fondamentales et d'éducateurs du milieu clinique.

Trois mois avant la visite, l'équipe chargée de l'évaluation et la faculté reçoivent de l'information sur la composition de l'équipe de même que des directives concernant l'horaire et la tenue de la visite et la compilation du rapport d'étude. On invite le doyen à vérifier si aucun membre de l'équipe n'est en position de conflit d'intérêt.

Faculté : La faculté remplit l'instrument de collecte de données dans les trois à quatre mois suivant sa réception afin qu'elle puisse être utilisée comme base pour l'auto-évaluation institutionnelle. Le doyen nomme les membres du comité directeur de l'auto-évaluation et des sous-comités correspondant aux principaux éléments de l'intrument de collecte de données (ICD)(normes 1 à 12). L'ICD ainsi qu'un résumé de l'auto-évaluation sont postés au secrétariat du CAFMC et à chaque membre de l'équipe chargée de la visite dans les trois mois précédant la visite. Les directives figurent dans le Guide de l'auto-étude de la faculté de médecine.

Le mini ICD préparé pour les visites abrégées est complété à temps pour pouvoir être envoyé au secrétariat du CAFMC ainsi qu'aux membres de l'équipe d'évaluation au moins deux mois avant la visite.

Équipe d'évaluation

Les membres des équipes d'évaluation d'une année donnée sont nommés par le secrétariat du CAFMC au Canada environ un an avant la visite. Les membres qui composent les équipes d'évaluation (voir la section ci-haut) sont choisis dans un bassin de praticiens, d'éducateurs en sciences fondamentales et d'éducateurs cliniques de même que de chercheurs et d'administrateurs en éducation.

L'équipe procède à une évaluation afin de vérifier et de mettre à jour l'information compilée dans l'ICD de la faculté, d'éclaircir tout point obscur, de voir l'environnement et les installations d'apprentissage et de rencontrer les administrateurs, les membres du corps professoral et les étudiants. Au début de la visite, l'équipe rencontre le doyen pour en expliquer l'objet et obtenir des renseignements. Au terme de la visite, elle rencontre le doyen et l'administrateur général du campus pour résumer ses conclusions concernant les forces et les points de non-conformité du programme. Vous trouverez des explications relatives au processus d'évaluation, à la nomination des équipes d'évaluation, au rapport d'évaluation et aux documents étudiés par le CAFMC pour atteindre les décisions d'agrément dans les Règles de procédure du CAFMC.

Analyse indépendante des étudiants

Le guide de l'analyse indépendante des étudiants décrit l'importante contribution qu'apportent les étudiants dans le cadre du processus d'agrément. On s'attend des étudiants d'une faculté de médecine se préparant à une visite d'agrément à ce qu'ils organisent leur propre auto-évaluation du programme d'études, des cours et du curriculum, des services de soutien fournis aux étudiants et du milieu d'apprentissage. Ils devraient être membres de divers comités menant l'auto-évaluation institutionnelle. On aura prévu des rencontres entre des groupes d'étudiants et des évaluateurs durant la visite de la faculté.

Le rapport de la visite

Le secrétaire de l'équipe rassemblera les conclusions écrites de chaque membre de l'équipe dans un rapport d'évaluation qui décrit le programme d'éducation et justifie la conformité de la faculté avec chacune des normes d'agrément contenues dans le document intitulé Normes et éléments du CAFMC. La préparation, l'évaluation et le traitement des rapports d'évaluation de même que l'information étudiée pour déterminer l'agrément figurent dans les Règles de procédure du CAFMC.

Réunions du CAFMC

Le CAFMC se réunit trois fois par année. Voici les dates et l'emplacement des réunions pour 2013-2014 :

10-11 mai 2016 Ottawa, ON
20-21 septembre 2016 Ottawa, ON
23-24 janvier 2017 Ottawa, ON
4-5 mai 2017 Ottawa, ON
12-13 septembre 2017 Ottawa, ON
16-17 janvier 2018 Ottawa, ON
15-16 mai 2018 Ottawa, ON

Décisions d'agrément

Le CAFMC fonde sa décision d'agrément sur le rapport d'évaluation, et, au besoin, sur l'information contenue dans l'instrument de collecte de données et l'auto-évaluation de la faculté de médecine. Les détails des délibérations du CAFMC, l'acceptation de la preuve, l'étude des rapports de progrès et le rapport décisionnel figurent dans les Règles de procédure du CAFMC.

Généralement, la période d'agrément complète est de huit ans. On pourra demander aux facultés de présenter un rapport de progrès ou plus dans l'intervalle, de manière à traiter des mesures prises pour corriger des secteurs précis de non-conformité, ou décrire les résultats des modifications apportées au programme. Dans l'intérim, on pourra planifier des évaluations ciblées lorsqu'une visite sur place est jugée nécessaire. Dans certains cas, la période de renouvellement d'agrément est subordonnée à une évaluation du rapport de progrès ou à une visite des lieux effectuée par une équipe d'évaluateurs ou les secrétariats du CAFMC. Toutes ces questions sont traitées dans les Règles de procédure.

Processus d'appel / reconsidération

Les facultés (programmes) peuvent en appeler des mesures du CAFMC et du LCME ayant une incidence sur l'état du programme de médecine. Le processus de reconsidération comporte deux étapes : 1) évaluation par un comité indépendant spécial et 2) évaluation du CAFMC/LCME avec ou sans audition d'appel. L'attribution d'un status probatoire peut faire l'objet d'une reconsidération.  Le retrait de l'agrément, le refus d'agrément ou le refus d'envisager l'agrément peuvent faire l'object d'un appel. Les procédures détaillées de reconsidération d'appel figurent dans l'Annexe B des Règles de procédure du CAFMC.

Plaintes adressées au CAFMC

Les politiques et procédures relatives au traitement des plaintes soumises au CAFMC concernant la qualité de l'établissement ou du programme figurent dans les Règles de procédure du CAFMC. Toute personne préoccupée par la qualité d'un programme d'éducation médicale de premier cycle agréé par le CAFMC peut communiquer avec le secrétariat pour discuter de la façon de déposer une plainte. Seules seront examinées les plaintes qui, si elles sont fondées, peuvent constituer une non-conformité aux normes d'agrément. Le CAFMC n'interviendra pas au nom d'un plaignant particulier concernant des questions touchant par exemple l'admission, la nomination, la promotion ou le renvoi d'un membre du corps professoral ou d'étudiants. On devrait communiquer avec le secrétariat du CAFMC pour obtenir de l'information sur les directives et les procédures.

Toute plainte concernant le CAFMC, ses normes et pratiques ou la tenue des études devrait être transmise au secrétariat.

Confidentialité des renseignements liés à l'agrément

Le CAFMC ne dévoilera au public que le statut d'agrément de la faculté. À la suite de mesures prises par le CAFMC, le secrétariat du CAFMC transmet, par le biais d'une « Lettre d'agrément », la décision d'agrément et une copie du rapport d'évaluation au président de l'université (ou à l'administrateur général équivalent de l'établissement universitaire), de même qu'une copie au doyen de la faculté de médecine. Le CAFMC conservera confidentiellement le rapport d'évaluation et la lettre stipulant la décision d'agrément. La faculté de médecine peut dévoiler le rapport final à sa discrétion.